标题与文号
发文字号写进页眉或指定域，会签只改号段数字。换电脑打开时先看红线是否仍压住标志，再改句子。
办公室一天里往往要排红头标题、核工资表、出汇报页，还要处理盖章扫描件。WPS Office在中文界面里切换文字、表格、演示和PDF，版心和标点按国内公文习惯排列。扫描件只作附件证明，金额和文号仍以可编辑的文字、表格为准。需要安装时请走下载页的中文版入口，装到会签电脑后再改正式稿。
标题区出问题，多半是空格对齐和字号混用。WPS Office套单位红头模板后，只改正文和日期，发文机关标志与红线位置不要手拖。主送抄送用样式，不用空格找齐。
发文字号写进页眉或指定域，会签只改号段数字。换电脑打开时先看红线是否仍压住标志，再改句子。
签发后导出清洁PDF，检查首页标题没有顶出红线。带评论的内部件另存，不送给文印室。
标题区改过字号以后，预览要看首页和附件说明页。有的模板首页红线正常，第二页页眉却沿用了错误边距。WPS Office分节时，“与上一节相同”被关掉就会出现这种一头一尾不一致，会签前应两页对照。
部分旧工资表带宏。WPS Office能打开格子和公式，宏是否运行取决于来源和安全策略。会签用表应把关键合计改成普通公式，不要把科室经办人绑在必须启用宏才能看见总数的状态。
| 内容 | 一般可直接用 | 会签前要处理 |
|---|---|---|
| 常用求和平均 | 直接打开核算 | 核对是否被粘贴成值 |
| 工作表保护 | 可按账号划可写区 | 旧宏解锁方式要改成保护区域 |
| 外部取数宏 | 可能被拦截 | 改成手工导入或刷新后的静态区 |
| 打印标题行 | 打印设置里指定 | 不要每页手复制表头 |
宏来源不明时，会签表应另存一份去掉宏的工作簿，只保留格子和公式。原带宏文件只给信息部门备查，不在科室之间流转，避免有人必须启用未知宏才能看见合计。
对外送印不要带批注。对内审计需要时，WPS Office可以导出仍能看见会签意见的内部件，或附一页评论摘要。两份文件名写清用途，避免文印室拿到带气泡的红头。
导出前先关闭已办结评论中的口头闲话，只留对条款的句子。扫描件上的手写圈阅不能代替云文档评论，金额仍以表格公式为准。内部件若必须带批注气泡，先确认气泡不遮挡发文字号和主送；遮挡处应先移动批注再导出，文印和档案都不接受盖住文号的页。
红头版心和工资表结构只在办公室电脑收尾。出差手机适合回一句会签意见、改一个日期、给扫描PDF加一条批注。同一账号下，手机改过的单元格回办公室还在，因此不要另存“手机改”再发邮箱。
手机批注写清“第几条、改哪个日期”，回到办公室才找得到位置。只发“已阅”不等于会签完成，拟稿人无法落稿，中文界面的评论栏也会堆满无法执行的句子。
把盖章扫描件直接当请示正文发送，对方无法准确检索，会签也无法按条款接受修订。WPS Office应先识别或请对方发文字稿，扫描件只作附件证明。
| 做法 | 后果 | 应改成 |
|---|---|---|
| 扫描图贴进红头 | 页眉目录乱、无法修订 | 正文用文字组件，图放PDF附件 |
| 识别结果不校对 | 印章旁金额出错 | 人工核后再抄进工资表 |
| 只发PDF不留可编辑稿 | 三个月后改日期只能重敲 | 云文档留底，PDF只作发件 |
| 拍照代替工资格子 | 财务无法筛选 | 回电脑用表格补录 |
扫描件分辨率过低时，识别只会更差。能补拍就补拍，不能补拍就人工抄录并在评论里注明“原件模糊，数字已经人工核对”，再进入工资表或经费表。
套模板后先打印预览首页。字号偏大时用样式缩小，不要用空格回车硬挤。会签电脑缺字体时先补字体，再让科室进评论。
保护区域打开后，抽查合计是否仍为公式。发现死数字立刻走历史恢复，再通知该科室重填说明列，汇报页同时刷新链接。
演示转PDF用自己的页码，红头附件另编。合并送会时在封面写清两套页码，避免常委会翻错页，也避免文印只印了演示。
识别后对印章压住的文号和金额逐项勾核。未勾核的数字不得进入会签工资表，原图仍附在PDF包备查。
文件名区分送印PDF与内部带评件。档案室只收清洁件，云文档继续作为下一次改文号的底稿，不要另存“最终2”。
汇报稿转PDF前，在母版确认单位名称和日期，再决定页码是否含封面。WPS Office导出后打开PDF首页和末页，看页脚数字是否连上。与红头合并时，不要让两套页码抢同一个位置。
常委会若只要结论页，可只导出选定幻灯片。详细工资表仍用表格组件出PDF附表，避免把整表截图贴进演示。页码格式要与单位公文习惯一致，不要一会儿阿拉伯数字一会儿“第×页”；合并红头与汇报PDF前，先各自导出检查，再拼接。
还没有装到会签电脑时，请做一次WPS下载：需要完整客户端请走WPS Office下载，只要中文界面和公文组件请选WPS中文版入口。Windows用站内安装包，其他系统用本站给出的官方地址。装好后用会签账号打开云文档，先看红头标题区字体是否仍是单位规定字体，再让科室开始批注；缺字体的电脑会把字距当错误，耽误一轮会签。
会签红头、工资表和汇报页前，先完成WPS下载。WPS Office下载按钮在下载页，WPS中文版安装包不要改用其他来源。